Aanwijzingen voor het organiseren van een geslaagde lezing, workshop of cursus

Het gaat vrijwel altijd goed, maar soms gaat er iets mis: ik heb vertraging, een lekke band, ik kan de locatie niet vinden, er is geen beamer, … Om alles in goede banen te leiden is het belangrijk dat er goede afspraken zijn gemaakt. Dit document is een checklist: hebben we overal aan gedacht?

Vóór het aanvragen

  • Vraag je je af of je wel genoeg mensen bij elkaar kunt krijgen? Het is handiger om eerst samen met mij een datum te prikken en de lezing of cursus aan te kondigen. Dan pas merken we of er interesse is. Het is niet zo dat afgelegen of kleine plaatsen per se minder publiek trekken. De datum en de tijd kunnen wel heel veel invloed hebben. Dat kun je niet altijd van tevoren voorspellen, dus gewoon uitproberen! In het ergste geval annuleren we de activiteit.
  • Heb je nog geen locatie? Ik kan meedenken of een oproepje doen. Dit geldt ook voor de beamer.
  • Ik heb een aanvraagformulier om er zeker van te zijn dat ik alle informatie heb gegeven en ontvangen. Het heeft mijn voorkeur dat je die gebruikt, maar eventueel kun je ook een e-mail sturen naar .

Publiciteit

  • Er zijn heel veel manieren om het publiek te bereiken. Denk aan nieuwsbrieven, lokale kranten, Facebook, flyers, posters, … Ik zet de activiteit ook op mijn site en zal het delen via Facebook en mijn nieuwsbrief. Zonder publiciteit is het moeilijk de zaal vol te krijgen.

De locatie

  • Idealiter is de locatie gratis, dan kan de lezing of cursus ook gratis zijn. Als dat niet zo is, dan is het geen enkel probleem om entree te vragen. Om te voorkomen dat het een elitaire aangelegenheid wordt, moet deze echter niet te hoog zijn. Dat voelt voor mij niet goed.
  • Het is prettig als de ruimte niet al te klein is, als de opkomst dan onverwacht hoog is hoeven we niet uit te wijken naar een andere locatie.
  • Ik heb lezingen gegeven in de open lucht, in tenten, yurts, gemeente- en provinciehuizen, woonhuizen, kastelen, scholen, universiteiten, dorpshuizen, kerken, boerderijen, natuur- en milieucentra, bioscopen, restaurants, cafés, musea, kassen, scheepscontainers, kloosters, opleidingscentra, verzorgingshuizen, landgoederen, wijkcentra, woongemeenschappen, ecodorpen, verenigingsgebouwen, kantoren, fabrieken, evenementenhallen… en zelfs een geodome.

De datum

  • Om het prikken van een datum makkelijker te maken, heb ik mijn beschikbaarheid op mijn site gezet. Hier kunnen altijd foutjes instaan, het bijhouden ervan is mensenwerk.
  • Geef het liefst meerdere opties, dan kunnen we de datum kiezen die ons het beste uitkomt.
  • Het reizen is vermoeiend, dus meerdere dagen achter elkaar een cursus of lezing geven is extra vermoeiend. De kwaliteit van de lezing kan daar onder lijden, dus het liefste spreid ik de data een beetje.
  • Het is verstandig ruim op tijd te boeken, omdat ik soms maanden van tevoren al volgeboekt zit.
  • Soms is een activiteit mooi te combineren met een andere. Kijk ook eens op het kaartje om te zien waar ik nog kom. Zeker als het ver van Deventer is kan dat zelfs heel fijn zijn!

Contact

  • Telefonische afspraken raken snel kwijt, het heeft dus mijn voorkeur alles via de mail te doen. Dan kan ik nog wat terugzoeken als ik twijfel. Tenslotte kan ik niet de informatie van tientallen lezingen onthouden.
  • Zorg ervoor dat ik een telefoonnummer heb van een van de organisatoren en dat ik mijn mobiele nummer heb gegeven.

De tijden

  • Het is fijn als ik de een-na-laatste trein naar Deventer nog kan halen. Als ik de volgende dag nog een lezing ergens anders heb, wil ik misschien eerder weg of blijven slapen (als de activiteit in het buitenland is, zal dat meestal het laatste zijn). Meestal heeft het mijn voorkeur om thuis te slapen. Het is dus fijn als de eindtijd aangepast kan worden op het openbaar vervoer. Houd er ook rekening mee dat ik een beetje gehaast kan zijn als de eindtijd van de lezing dicht op mijn uiterlijke vertrektijd ligt.

Aanmeldingen

  • De aanmeldingen voor cursussen lopen voor openbare cursussen via mij. Bij webinars, lezingen en besloten cursussen lopen de aanmeldingen via de organisator. Hier kunnen we van afwijken indien nodig, maar de aanmeldingen komen nooit op beiden plekken binnen, dan is er geen overzicht meer.

Maaltijden

  • De maaltijden van cursussen zijn altijd op basis van [pl]. Als dit niet mogelijk is, geef dit dan bij mij aan.

Technische aanwijzingen

  • Ik neem altijd mijn eigen laptop mee. Het gebruik van een USB-stick op een andere laptop is voor mij heel omslachtig, omdat ik Linux gebruik. Is dit toch noodzakelijk, geef dat dan ruim van tevoren aan. Dan moet ik namelijk mijn presentatie aanpassen en exporteren.
  • Ik neem geen beamer mee, maar ik heb er wel een nodig. Neem even contact met mij op als het niet lukt deze te regelen of als er geen stroom is op de locatie. Het is geen probleem als je niet weet hoe de beamer werkt, 99 van de 100 keer lukt het aansluiten heel snel. Slechts een aantal keer wilde het echt niet lukken. Vaak is er wel een deelnemer die een beamer heeft als het echt niet lukt.
  • Mijn laptop heeft een HDMI-aansluiting, maar ik neem altijd een VGA-adapter en extra kabels mee.
  • Ik neem een pointer mee om de dia’s te wisselen.

Praktische aanwijzingen

  • Om ervoor te zorgen dat ik op tijd ben, is het belangrijk dat ik van tevoren precies weet waar ik moet zijn. Zorg er dus voor dat er bewegwijzering (deze bijvoorbeeld!) is (ook handig voor de deelnemers), of dat een duidelijke uitleg via de mail gestuurd wordt. Op mijn website staat het adres en een kaartje van de locatie. Ik hoor het graag als de gegevens niet kloppen!
  • Ik probeer altijd een half uur van tevoren aanwezig te zijn.
  • Ik kom meestal met de trein en de vouwfiets, meestal uit Deventer. Ophalen is in de regel niet nodig, maar als het laat is en het station is verder dan een kwartier fietsen, dan kan wegbrengen wel eens handig zijn. Over een korte afstand is de vouwfiets sneller!

Financiële aanwijzingen

  • Ik geef de cursussen en lezingen gratis. Dat zorgt ervoor dat iedereen een activiteit kan organiseren zonder zich zorgen te hoeven maken over de financiën, maar ook dat iedereen gratis mee kan doen. Wil je een toegangsprijs vragen om bepaalde kosten eruit te kunnen halen is dat geen probleem, maar ik wil niet dat geld een belemmering zou kunnen zijn om deel te kunnen nemen.
  • Giften zijn altijd welkom.
  • Het is natuurlijk leuk om iets anders dan geld te ontvangen, maar houd er rekening mee dat ik zo min mogelijk afval probeer te produceren. Met een boekenbon of VVV-cadeaukaart kun je hetzelfde als met geld, alleen is het weer een onnodig stuk plastic afval. Als je iets te eten of drinken mee wilt geven, dan wel graag biologisch of zelfgemaakt. Bij bloemen is dat helemaal belangrijk. Houd er ook rekening mee dat ik meestal met de trein en vouwfiets kom en niet alles mee kan nemen.
  • Ik kan, indien nodig, een factuur sturen. Deze is echter zonder btw. Ik bepaal echter het bedrag niet, dat laat ik graag over aan de organisator!
Do NOT follow this link or you will be banned from the site!